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In der Welt der Veranstaltungen gehört eine Absage leider manchmal einfach dazu. Auch wenn wir als Organisator*innen immer auf eine gute Teilnahme und ein erfolgreiches Event hoffen, kommt es vor, dass Veranstaltungen abgesagt werden müssen. So wie bei uns: Aufgrund von mangelndem Interesse mussten wir eine geplante Veranstaltung absagen.
Anstatt diese Absage als Misserfolg zu betrachten, möchten wir die Gelegenheit nutzen, um die wertvollen Learnings zu teilen, die wir aus dieser Erfahrung gezogen haben. Denn eine Absage ist nicht das Ende – vielmehr bietet sie eine Chance zur Reflexion und zur Verbesserung. In diesem Beitrag möchten wir euch zeigen, wie wir mit der Situation umgegangen sind, was wir daraus gelernt haben und wie solche Erfahrungen uns helfen, zukünftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten.
Als Veranstalter:in müssen wir akzeptieren, dass nicht jede Veranstaltung auf reges Interesse stößt – und das ist völlig normal. Auch bei guter Planung und Marketing können externe Faktoren wie Änderungen in der Marktlage, Konkurrenzveranstaltungen oder Terminüberschneidungen dazu führen, dass das gewünschte Teilnehmerinteresse ausbleibt. Diese Faktoren sind oft außerhalb unserer Kontrolle, und es ist wichtig, sie nicht als Misserfolg zu sehen. Eine Absage kann in solchen Fällen der sinnvollste Schritt sein, um Ressourcen zu schonen und sich auf zukünftige, erfolgreichere Veranstaltungen vorzubereiten. Es ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Gelegenheit zur Reflexion und Weiterentwicklung.
Eine der wichtigsten Lektionen, die wir aus einer Absage ziehen können, ist die Bedeutung einer offenen und transparenten Kommunikation. Wer eine Veranstaltung absagen muss, sollte dies frühzeitig tun, um den Teilnehmer:innen genug Zeit zu geben, ihre Pläne zu ändern. Das zeigt nicht nur Respekt, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Organisation.
In einer solchen Situation sollte die Absage nicht nur die grundlegenden Fakten (warum, was, wie) beinhalten, sondern auch eine Möglichkeit zur Weiterverbindung bieten. Eine gut formulierte Absage kann mit einer positiven Option für die Zukunft kombiniert werden, wie etwa der Einladung zu einem alternativen Termin oder einer Einladung zu einem anderen Event, das für die Teilnehmer:innen von Interesse sein könnte.
Eine Absage bietet uns als Veranstalter:innen die wertvolle Möglichkeit, genau zu reflektieren, warum das Interesse geringer war als erwartet. Dabei sollten wir uns verschiedene Fragen stellen:
Diese Fragen helfen nicht nur dabei, die konkreten Ursachen für die geringe Teilnahme zu identifizieren, sondern auch, die eigene Planung und Ausführung für zukünftige Events zu verbessern. Diese Selbstreflexion hilft nicht nur dabei, ähnliche Fehler in der Zukunft zu vermeiden, sondern auch, die Bedürfnisse der Zielgruppe besser zu verstehen.
Ein wichtiger Punkt, den wir aus einer Absage lernen können, ist die Bedeutung von Flexibilität. Auch wenn eine Veranstaltung aufgrund mangelnden Interesses nicht stattfinden kann, bedeutet das nicht, dass das Thema oder die Idee der Veranstaltung gescheitert sind. In solchen Fällen bieten sich oft neue, kreative Lösungen an.
Vielleicht war eine Präsenzveranstaltung nicht die beste Wahl. In Zeiten von Digitalisierung und Remote-Arbeit können Online-Treffen, Webinare oder hybride Formate eine geeignete Alternative darstellen. In solchen Fällen kann die Absage einer physischen Veranstaltung als Chance genutzt werden, ein flexibleres, für alle zugänglicheres Format zu bieten. Auch die Zusammenarbeit mit Partnern oder anderen Organisationen kann neue Wege öffnen, um das Thema noch einmal in einem anderen Kontext anzubieten.
Es ist nie einfach, eine Veranstaltung abzusagen, besonders wenn man sich selbst auf den Austausch und die Interaktion mit den Teilnehmenden gefreut hat. Doch anstatt die Absage als Misserfolg zu betrachten, ist es wichtig, Verantwortung für die Entscheidung zu übernehmen und diese offen zu kommunizieren. Die Art und Weise, wie wir mit der Absage umgehen, kann sogar das Vertrauen in unsere Organisation und zukünftige Veranstaltungen stärken.
Indem wir transparent erklären, warum die Veranstaltung nicht stattfinden kann und welche Schritte wir unternehmen werden, um die Situation zu verbessern, zeigen wir Authentizität und Professionalität. Die Absage selbst muss nicht als endgültiges Scheitern gesehen werden – vielmehr kann sie eine Gelegenheit sein, die Veranstaltung in der Zukunft besser zu gestalten, etwa durch eine gezieltere Ansprache der richtigen Zielgruppe oder eine überarbeitete Marketingstrategie.
Indem wir die Absage positiv und lösungsorientiert kommunizieren, können wir das Vertrauen in unsere Arbeit langfristig festigen und eine noch engere Beziehung zu unserer Zielgruppe aufbauen. Es zeigt, dass wir aus Fehlern lernen und bereit sind, uns stetig zu verbessern – ein wichtiger Schritt, um als Organisation zu wachsen und das Vertrauen der Teilnehmenden zu bewahren.
Die Absage einer Veranstaltung bietet viele wertvolle Einsichten, die uns dabei helfen können, in Zukunft erfolgreicher zu sein. Hier sind einige Learnings, die wir aus Absagen ziehen können:
Die Absage einer Veranstaltung muss nicht das Ende eines Projekts bedeuten, sondern kann ein wertvoller Schritt auf dem Weg zu besseren Veranstaltungen und einer stärkeren Verbindung mit der Zielgruppe sein. Wichtig ist, dass wir aus jeder Absage die nötigen Learnings ziehen und unsere Prozesse kontinuierlich verbessern. Die richtige Kommunikation, Flexibilität und die Bereitschaft zur Selbstreflexion sind entscheidend, um aus einer scheinbaren Niederlage gestärkt hervorzugehen.
Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Beitrag einige wertvolle Perspektiven und Anregungen für die Zukunft geben konnten. Und auch wenn eine Veranstaltung abgesagt werden muss – vielleicht ist es nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer noch erfolgreicheren Version des Events. Denn am Ende geht es darum, mit jeder Erfahrung zu wachsen.
